Blog 2.: A munka világában történő változások

LÉPÉST TART MUNKAHELYE A VÁLTOZÁSOKKAL?

Az előző bejegyzésünkben taglaltuk miért is aktuális ez a kérdés. Nagyon fontos, hogy az irodatér egy KOMPLETT RENDSZER(„eco-system”) legyen, ami BEVONZZA ÉS MOTIVÁLJA az értékes kollégákat, OPTIMALIZÁLJA a költségeket, erősíti a cég brandjét, hatékonyabbá teszi az együttműködést és nem utolsó sorban egészségesebb életmódot tesz lehetővé munka közben.
Jelenlegi sorozatunkban azt tűztem ki, hogy megmutatom, mik azok a megatrendek amik a világunkat megváltoztatják (első rész), amik aztán kihatással vannak a munkavégzés módjaira (jelenlegi cikk) valamint a munkavállalók preferenciáira (következő cikkünk). Ezek áttekintése után megvizsgáljuk, hogyan tud a mai irodatér „Eco-system”-mé válni azaz stratégiai eszközként funkcionálni.

Melyek a MUNKA világában történő változások? 
Ehhez elengedhetetlenül szükséges, hogy megvizsgáljunk néhány fogalmat: 

1. „DISTRIBUTED TEAM” – virtuálisan megosztott munkacsoportok

Egyre többet halljuk, hogy a multinacionális cégek kora lejárt, helyette a globálisan integrált cégeké a jövő. Az üzleti élet színtere bipolárissá válik.  Amerika, gazdasági motor szerepét fokozatosan átveszik  a BRIC’S országok (Brazília, Oroszország, India, Kína, Dél-Afrika). Az egyre nagyobb földrajzi lefedettség, az „extremisztán”  kora, az innováció és költséghatékonyság szükségessége új kihívások elé állítják a multinacionális vállalatokat.
Többé az már nem járható út, hogy duplikálják a kulcsfontosságú szerepköröket azokon a piacokon ahol jelen vannak.

Évekkel ezelőtt Sam Palmisano, az IBM akkori CEO-ja elkezdte bevezetni és kialakítani a „globally integrated enterprise” azaz globálisan integrált szervezet fogalmát és működését. Ennek a lényege, hogy az ilyen cégek stratégiájukat, menedzsmentjüket és operatív működésüket, egy új cél elérése érdekében szervezik. Nevezetesen, hogy a gyártási és értékteremtési folyamataik világszinten integráltak legyenek. Meg kell találniuk  a legjobb szakembereket, akik utána több országot, régiót menedzselnek. Így elkerülhető az a nehézkes, hosszadalmas és költséges folyamat, amellyel korábban minden egyes országban létrehoztak egy szervezetet és annak működtetésére kiképezték a helyi vezetőket. Ezek alapján egy cég vezetősége nem feltétlen kell, hogy az adott országban éljen, lehetnek bárhol a világban.

A technológia ma már lehetővé teszi, hogy egy együttműködő csapat tagjai   fizikailag különböző helyeken  legyenek,ily módon létrejönnek a virtuálisan  együtt működő  szervezetek.
Egyre gyakoribb jelenség az ügyfélkörünkben, hogy a  cégeknél megszűnnek igazgatói pozíciók, azokat más országban lévő igazgatók veszik át és felügyelik a magyarországi működést is. Ezzel párhuzamosan pedig a megtartott igazgatók már nemcsak helyi, hanem több országra kiterjedt felelősséggel bírnak. Így a munka egyre diverzifikáltabbá, komplexebbé válik. A munkakapcsolatokban megjelennek a kulturális, generációs és szakmai különbözőségek is.

Fizikai és virtuális kollaboráció

Az irodának kulcsfontosságú szerepe van abban, hogy az adott tér  támogassa a fizikális és virtuális kollaborációt.
Sokszor látjuk, hogy hiába alakítottak ki nagy (12-30 fős tárgyalókat ) videokonferenciának,  a változásoknak köszönhetően a 2-4 fős videó megbeszélések a leggyakoribbak. Ennek az ellenpéldája az, amikor WEBEX, LYNK, GOtoMeeting, LogMeIn, Skype- alkalmazásokat  használva a nyitott irodatérben, az asztalnál  zajlik a virtuális kollaboráció, zavarva ezzel a többieket a térben. A kulturális és generációs különbözőségek kezelésének  kiváló eszköze  a tudatos tértervezés, amely ily módon „szükségből kovácsol erényt”. Megoldásokra a fenti kihívások vonatkozásában még visszatérek.

2.  LEAN, Innováció, Kreativitás, Költséghatékonyság

Bár az innováció és a költséghatékonyság nem új fogalmak, megfigyelhető, hogy ezek a kifejezések új tartalommal (is) bírnak.
Az IBM „Global C-suite Study” felmérésben megkérdezett 4000 igazgató több mint 60%-a a kreativitást emelte ki mint legfőbb vezetői készséget megelőzve az integritást vagy globális gondolkodást. Kreativitás nélkül nincs innováció. Az állandó megújulás, a gyorsan változó szituációkhoz való alkalmazkodás létfontosságúvá vált az üzleti világban (lsd Nokia telefon esete: pár éve az üzleti világban ha feltettük azt a kérdést egy üzleti konferencián „kinek van Nokia telefonja”, akkor a jelenlevők 95%-a feltette a kezét. Ugyan ezt a kérdést ma feltéve nem jelentkezne senki. A  Nokia nem ismerte fel és tudott lépést tartani a változással, aminek a következménye, hogy most az okos telefonok piacon minimálisan van jelen. ).

Outsourcing

Ezért a piacágukban vezető cégek egyre nagyobb erőkkel koncentrálnak a fő tevékenységükre és minden más tevékenységet lenyesegetnek magukról,  más szóval outszorszingolnak, azaz kiszervezik olyan cégekhez ahol az a tevékenység a fő tevékenység. Ilyenek lehetnek pl a könyvelés, pénzügyi, üzemeltetési, IT feladatok. Egyre több ilyen szolgáltató központ („Service Center”) jelenik meg Magyarországon is.
A „LEAN” elmélet szerint minden olyan tevékenység, ami a vevő számára nem teremt értéket az pazarlás. A vevő lehet külső vevő azaz az ügyfél, de lehet belső vevő, azaz egy másik részleg, vagy cég a cégcsoporton belül,  aki részt vesz a végtermék vagy szolgáltatás létrehozásában.

Az iroda szerepe

Az irodának a költséghatékonyság és kreativitás vonatkozásában is jelentős szerepe van.
Költséghatékonysági oldalon sokszor látjuk tanácsadási szolgáltatásunk alkalmával, egy-egy irodabejárás („observation”) alkalmával, hogy bizonyos helyiségek, asztalok üresen állnak. Sok olyan felmérés van, ami azt mutatja ki, hogy az irodaterek kb.. 30-40%-a kihasználatlan  Az irodatér stratégia kialakításánál nagy hangsúlyt fektetünk arra, hogy ügyfeleink  tényleg csak a működésükhöz szükséges területet béreljék, illetve annak minden m2-re a lehető legjobban ki legyen használva,  vagyis értéket termeljen (LEAN koncepció szerint).Ezzel és azzal, hogy  hogyan lehet a kreativitást és az innovációt előnyösen  befolyásolni, egy későbbi cikkben fogok foglalkozni.

3. „DESIGN THINKING”, Gyorsaság

Ma a gyors döntéshozatal elengedhetetlen, ha nem akarunk lemaradni a konkurenciától. A hosszantartó, elemzési ciklusokat fel kell, hogy váltsa a gyorsaság és rugalmasság szemlélete. Ha úgy érezzük, hogy eleget tudunk a témáról, azaz megfigyeléseinket, tapasztalatainkat, intuícióinkat az adott munkacsoporton belül egymással megosztottuk és látjuk az alternatív lehetőségeket, akkor döntenünk kell. Ellen kell állni a késztetésnek, hogy várjunk, amíg minden adat és elemzés rendelkezésünkre áll. A rugalmasság pedig ahhoz kell, hogy a döntésünk következményeiből gyorsan tanuljunk és módosítsuk azt ha szükséges. Ebben a felfogásban az intuitív (a megérzésen alapuló) és analitikai (elemzéseken alapuló) gondolkodás összefonódik . és hatékony csapatmunkával egészül ki
A szokásos provokatív kérdésünket most is feltehetjük, azaz MENNYIRE TÁMOGATJA A MUNKATÉR A GYORS DÖNTÉSHOZATALAI FOLYAMATOKAT?  A következő írásaimban erre is megtaláljuk a választ.
Addig is, ha személyesen szeretne irodája kapcsán felvilágosítást kérni a Kapcsolati űrlapunkon jelentkezhet és mi felvesszük Önnel a kapcsolatot!
Kis Károly | Károly Kis
ügyvezető partner | Managing Partner | BLUE Business Interior Kft.