Blog 5.: Munkatérből “Eco-system” 1.

MIÉRT IS FONTOSABB MA AZ IRODATÉR SZEREPE, MINT EDDIG BÁRMIKOR?

Az előző posztokban megvizsgáltuk azokat a megatrendeket, amik hatással vannak mindennapi életünkre. Trendek amik a világunkat megváltoztatják , amik aztán kihatással vannak az üzleti életre , valamint a munkavállalók preferenciáira .

A mostani cikkünkben azt vizsgáljuk, hogyan is lesz egy  MUNKATÉR-ből „Eco-system”.

Módszertanunk segítségével 5 területen lehet kiaknázni a munkatérben rejlő lehetőségeket, amin keresztül a tér befolyásoló hatással van a költségekre, hatékonyságra, elköteleződésre, de még az emberek egészségére is. Ezt nevezzük mi „Eco-system”-nek.

Mi ez az 5 fontos terület?

cost

1. REAL ESTATE OPTIMALIZÁLÁS

Az optimalizáslás több síkon is történhet: 

A/ Egyszerűen csökkenthetjük az egy főre jutó m2 felületet (kisebb irodába több embert helyezünk el), aminek a trendje jól látszik a különböző országokban. Az elmúlt 10 évben ezek átlagosan 18-20% körül csökkentek és a következő 5 évben szintén várható egy 15%-os csökkenés. Az USA-ban 23m2-ről várhatóan 14m2-re fog csökkeni az egy főre jutó m2. Európában jelenleg 12 és 20 m2 között mozog. Németország kiugró ott 28m2, míg Magyarországon az átlag 10m2. Önmagában a terület tömörítésével csak költségeket tudunk csökkenteni, a cég és benne dolgozó emberek hatékonyságára inkább negatívan hat.

Ügyfeleinknek javasoljuk inkább a teret stratégiai eszközként kezelni és egy átfogó, hosszú távra szóló tervbe beilleszteni.

B/ A másik módja a m2 csökkentésnek, az új „Munkatér Stratégiák” bevezetése (WPS: Work Place Strategy). Ezeknek többféle megnyilvánulási formája lehet, mint a „desk sharing” azaz többen használnak egy asztalt vagy a „homeworking” azaz bizonyos napokon felváltva a kollégák akár otthon maradva végzik a munkájukat. Ez azt jelenti, hogy nem kell annyi asztal amennyi a cég létszáma és így a szükséges irodaterület csökkenthető. Ezt is egy átfogó stratégia részeként érdemes kezelni.

C/ Az optimalizálás másik lehetősége (ha a meglévő, fix területű irodáról beszélünk), hogy megvizsgáljuk, hogyan lehet a nem jól kihasznált területeket bevonni a körforgásba és maximalizálni annak kihasználást. Ilyen területre jó példa a konyha, étkező, amit gyakorlatilag reggel és délben használnak a kollégák. Hasonló kimutatást lehetne készíteni a legtöbb nagyméretű tárgyalóról, amikor is rendszeresen 2-3 fő foglal el egy 10 fős tárgyalót.

Mi, a valódi optimalizálás alatt az irodatér rezilienssé tételét értjük (Voltilitás fejezet végén feltett kérdésem, azaz: Az irodatér mennyire tud egy változásokat befogadó, stratégiai eszköz lenni?)

blog5virag

reziliencia: változások befogadása és gyors adaptálása hogy működőképesek maradjunk, illetve előnyre tegyünk szert a változás kapcsán

Egy irodatér rezilienssé tételéhez három dolog szükséges:

icon_resilience
*Változatos zónák (klaszterek) – hogy az egyre diverzifikáltabb munkaerő, technológia eszközök és ötletek közel maradjanak egymáshoz

A régi irodakialakításnál két fő zónáról beszéltünk: a munkatér ahol a dedikált munkaasztalok voltak elhelyezve illetve a tárgyalások helyszíne, ami vagy belső megbeszélésekre vagy külső vendégek fogadására kellet alkalmasnak lennie.

Ma a tervezésnél sokkal több zónát kell figyelembe vennünk, hiszen egyre összetettebb munkát végzünk, egyre diverzifikáltabb munkaerővel kell együtt dolgoznunk (szakmai, kulturális, generációs különbségek) és élnünk kell a technológia nyújtotta lehetőségekkel (virtuális kollaboráció, mobilitás,…stb.). A jól átgondolt és jól zónázott térnek támogatnia kell mind a koncentrált munkavégzést, a csapatmunkát, a közös gondolkozást, szocializálódást, tanulást, az analóg és digitális információk gyors megosztásának lehetőségét, de akár a virtuális együttműködést is. Mindezt úgy, hogy minden m2 ki legyen használva és mérhetően használva is legyen!

A reziliens tér tervezésénél, ezen zónák sűrűségére, elérhetőségére, átláthatóságára, könnyű használhatóságára kell nagyon odafigyelni.

A tervezést jó ha megelőzi, egy átfogó „Work Place Stratégia” kialakítása, amiben többek között a fenti zónák szükségességét, darabszámát, kialakítását is meghatározzuk ügyfeleinkkel.  A stratégia fontos része kell, hogy legyen a munkatársak választási és kontrollálási lehetőségének biztosítása. Azaz lehetősége legyen a dolgozónak választani, hol, hogyan tudja leghatékonyabban elvégezni munkáját, akár egyedül vagy csoportosan, akár analóg vagy digitális információk használatával és akár fizikálisan vagy virtuálisan.

A jól zónázott, változatos tér sokkal könnyebben tud reagálni bármi nemű változásra!

icon_modularity
Modularitás –  multifunkciós, fluid terek a változások gyors lekövetéséhez

Fontos, hogy az adott cég működéséhez legmegfelelőbb tér- tipológiát alakítsunk ki, azaz megfelelelő arányban legyenek az „I/Owned”, „I/Shared” és a „We/Owned” és a „We/Shared” terek.  Egy tér akkor tudja jól befogadni a változásokat, ha a belső térkiosztás, bútormegoldások és technológia, lehetővé teszi a könnyű átkonfigurálást és alkalmazkodást. Ezt nevezzük modularitásnak.

Lehetőség szerint kerülni kell a tér fix falakkal történő felszabdalását, a beépített, robosztus, nehezen mozgatható alkalmazásokat, helyette multifunkciós, fluid tereket érdemes kialakítani. A bútorozás vonatkozásában is törekedni kell a minél mobilabb, egymással kompatibilis, fejleszthető, átalakítható megoldások használatára.

Az irodának minden m2-re kell, hogy kiszolgálja az ott folyó munkát. Amikor m2-ről beszélünk, hajlamosak vagyunk csak a vízszintes m2-rel számolni. Gondoljunk azonban bele, mennyi kihasználatlan függőleges felület van az irodában! Bennünket ez arra késztet, hogy igenis vonjuk be a függőleges felületeket is a térkoncepcióba („make work visible”)

icon_feedback-loop
Visszacsatolási hurok –  tudatos mérések és átalakítások a maximális kihasználás érdekében

A tér kihasználásának mérése, visszacsatolása teszik lehetővé a cég számára, hogy megtudja, melyik zóna mennyire van kihasználva, annak érdekében, hogy a tér hatékonyságát növelni tudjuk.

A modularitás lehetővé teszi, hogy akár gyorsan átalakítsuk, módosítsuk az egyes térfunkciót, hogy újból mérhessük annak kihasználtságát és addig módosítsunk, amíg maximálisan nem járul hozzá a cég működéséhez.

Ma a facility managementben a tudatosan mért adatok egyre fontosabbak.

Ilyenek lehetnek például a tárgyalók kihasználtsága. Ha egy 10 fős tárgyalót 90%-ban 2-3 ember használ, ugyanakkor állandó hiány van a tárgyalókból, miért ne legyen két 5 fős tárgyaló, és máris megdupláztuk a tér kihasználtságát illetve enyhítettük a kollégák haszontalan tárgyalókeresgetésre fordított idejét. Vannak tárgyalófoglaló rendszerek, amelyekkel távolról vagy akár a helyszínen is foglalhatóak a tárgyalók, messziről jól látható színes fény mutatja, hogy szabad vagy nem. Bármikor lehívhatóak a különböző statisztikai adatok a kihasználtságról.

Hasonló mérési célpontok lehetnek a konyhák, kollaboratív terek, a megosztott munkahelyek. Ezek mérésére szenzorokat lehet használni, ami 24 órában automata figyeli, mint egy mozgásérzékelő a használatban lévő helyeket. Az adatokat egy felhő alapú alkalmazás kiértékeli és azokat bármikor le lehet kérdezni, ki lehet értékelni. A rendszer független a cég IT hálózatától, így gyorsan telepíthető és tetszőleges időszakokat lehet vele mérni.

Azt mondják, hogy monitorozás, mérés nélkül menedzselni az irodát olyan, mintha egy vállalkozás P&L nélkül működne.

A mérést aztán a végletekig lehet fokozni. Tudunk olyan rendszerekről, ami egy kitűző nagyságú szerkezet a dolgozókon elhelyezve. Ez az eszköz rögzíti, hogy ki, mikor és hol van, milyen útvonalon közlekedik az irodában, kivel és milyen gyakran lép interakcióba, a vérnyomás alapján a beszélgetések hangulatára is lehet következtetni. Ez az összetett mérés már nemcsak a helykihasználásra jó, hanem a cég informális hálózatának feltérképezésére is (sociometrics).

Egyre nagyobb jelentősége van az ún. „Moneyball” megközelítésnek. A maximális teljesítmény elérése monitorozás, adatok elemzésén keresztül. Ez az elnevezés az azonos című filmről (Brad Pittel a főszerepben) kapta a nevét, ahol is egy amerikai baseball csapatot állítottak össze csupán a középszerű játékosok teljesítmény-adatainak elemzése segítségével. Ez egy megtörtént eset volt a 2002-es amerikai bajnokságban. A csapat 20 meccsen át veretlen volt, amivel meg is nyerte a bajnokságot. Egyedülálló volt e sport történetében, amiről egy könyv is íródott. Ennek az adaptációja a 2011-es „Moneyball” című film.

A további 4 fontos területről a későbbi cikkeimben írok.

Addig is, ha személyesen szeretne irodája kapcsán felvilágosítást kérni a KAPCSOLATI ŰRLAPUNKON jelentkezhet és mi felvesszük Önnel a kapcsolatot!

Kis Károly | Károly Kis

ügyvezető partner | Managing Partner | BLUE Business Interior Kft.

Hozzászólok