A Steelcase térgazdálkodási szakértőkkel beszélgetett a rugalmasabb munkakörnyezet létrehozásában szerzett tapasztalataikról
A munka világa változóban van. A tempó gyorsul, az elvárások egyre nőnek, és a gyors innováció iránti igény közelebb hozza egymáshoz a munkatársakat. Ez sok szervezet számára a falak lebontását és nyitottabb, rugalmasabb munkaterek létrehozását jelenti.
De mi történik akkor, amikor az akadályok megszűnnek és az emberek hirtelen egymással, és egy teljesen új munkahelyi dinamikával találják szembe magukat? Hogyan kezelik a cégek ezeket a kulturális változásokat? És milyen további újdonságokra számíthatunk a munkahelyi változások terén?
A Steelcase panelbeszélgetést szervezett erről a témáról dubaji WorkLife Központjában. A rendezvényen az Ernst & Young, a BASF, a Mashreq Bank és a Schlumberger Technologies ingatlan- és térgazdálkodási szakértői vitatták meg egymással tapasztalataikat.
Hajtóerők
– A fő hajtóerők a hatékonyság és a dolgozói teljesítmény növelése, amelyek befolyással vannak a szervezet eredményességére – mondja Ali Lalehparvar, a BASF Közel-Keletért, Észak-Afrikáért és Törökországért felelős létesítménygazdálkodási vezetője.
Amikor Lalehparvar 25 évvel ezelőtt belépett a BASF-hez, mindenki fülkékben vagy zárt irodákban dolgozott. Kizárólag az általa Joghurt Klubnak nevezett ebédidőben beszélgetett kollégáival. A szeparáltság miatt közel egy év kellett ahhoz, hogy mindenkit megismerjen a közel 50 fős csapatban.
Christina Zakoula, az Ernst & Young európai, közel-keleti, indiai és afrikai feltörekvő piacokért felelős tervezési és kivitelezési szakértője kulturális változást észlel. Amint mondja, ahogy a fiatalabb generációk belépnek a munka világába, közvetlen hatással vannak a munkahelyek megjelenésére; a szervezetek számára pedig fontos, hogy felismerjék ezeket a különbségeket. Az Ernst & Youngnál Zakoula csapata számára az is kritikus, hogy olyan tereket tervezzenek, amelyek megfelelnek a különböző munkastílusoknak.
– Adószakértőink közül sokan egymagukban, koncentráltan dolgoznak, míg más csapatok tagjai szeretnek csapatként viselkedni. Tehát olyan tereket kell létrehoznunk, amelyek kielégítik mindezeket az igényeket, nem pedig egy mindenkire egyformán ráhúzható megoldást kell választanunk – teszi hozzá Zakoula.
A Steelcase-nél Guillaume Alvarez Európáért, a Közel-Keletért és Afrikáért felelős rangidős alelnök csapata három igen fontos célkitűzésre összpontosít.
– A technológia gyorsütemű fejlődése nem engedi meg, hogy sok időt töltsünk a megoldások keresésével. A forgalmazásra, a vevőinkre akarunk több időt szánni. Másodszor pedig úgy kívánjuk növelni munkatársaink elkötelezettségét, hogy lehetővé tesszük számukra a saját munkahelyük kialakítását. Ezen kívül növelni akarjuk a csapatokon belüli kollaborációt – mondja Alvarez.
Változások és kihívások
– A változások a technológia fejlődése miatt gyorsulnak fel és erősödnek. Öt év alatt rengeteg változás történhet. A fiatalabb korcsoportok munkába állása pedig kihívásokat jelenthet, hiszen a technológiát teljesen más normák szerint használják – jegyzi meg Ally S. Ally, a Schlumberger Technologies vezető építésze és tervezési vezetője.
Lalehparvar egyetért ezzel a véleménnyel. Az elmúlt öt évben változásokat tapasztalt a struktúrákban, az emberekben és a technológiai követelményekben egyaránt. Meglátása szerint a létesítménygazdálkodási részlegek feladata, hogy megértsék a szervezetben végbemenő változásokat, és a változó igényeknek megfelelő munkahelyet alakítsanak ki.
– Ránk hárul a feladat, hogy megtaláljuk azt a munkakultúrát, amely egységesen érvényes minden részlegre. Nem mindenki dolgozik multifunkcionális csapat tagjaként, de vannak olyanok, akik állandóan együtt szeretnének dolgozni. Nagyon fontos, hogy számoljunk a munkavégzési szokásokkal, a rendelkezésre álló tér lehetőségeivel és a vállalati kultúrával – mondja Bassem Farid, a Mashreq Bank vállalati ingatlanrészlegének és a cég adminisztratív szolgáltatásainak vezetője.
Alvarez szerint a Steelcase-nél a kultúra átalakítását a vezetőséggel kellett kezdeni. Tehát a vezetőket nyitott térben helyezték el, ahol együtt dolgoznak csapatuk tagjaival.
Reagálni kell a változásokra
– Most úgy érezzük magunkat, mint egy nagy lakóközösség. A részlegekben gondolkodás helyett a vezetőink közösen dolgoznak a problémák megoldásán. Mindenki tudja, hol található a pénzügyi, az IT, vagy az üzemeltetési vezető – még azt is, hol ül a vezérigazgató. Minden átlátható, könnyen hozzáférhető, s mindez óriási mértékben megváltoztatta munkastílusunkat.
Lalehparvar elmondása szerint a BASF-nél a falak nélküli környezetben csapata együttműködőbb módon dolgozik, és fejlődés látszik a teljesítményekben, amely hozzájárul a cég üzleti sikereihez. És amikor egy korábbi alelnök nem kívánt élni a saját iroda lehetőségével, mert inkább együtt akart lenni a csapatával, hihetetlenül rövid idő alatt volt képes megoldani a problémákat és megválaszolni a felmerülő kérdéseket.
– Amióta csatlakozott a tevékenységen alapuló munkakörnyezethez, 35-45 %-kal csökkent postafiókjában az e-mailek száma – teszi hozzá Lalehparvar.
És mi következik most?
– Nagyon kíváncsi vagyok a külsősök átütően friss szemléletére, ami az irodai designt illeti, hiszen a design-cégek rengeteg innovációval tudnak szolgálni – mondta el Zakoula.
Ally számára fontos az irodabútor-szállítókkal, tervezőkkel és más harmadik felekkel, például pszichológusokkal való további együttműködés annak érdekében, hogy a szervezet alkalmazkodni tudjon a munkatársak állandóan változó igényeihez és a technológiai fejlődéshez.
– Gyorsan kell tudni reagálni, és mindig készen kell állni a változások befogadására – fűzi hozzá Ally.
A Mashreq Banknál Farid elmondása szerint a tettek beszélnek a szavak helyett. – Amikor az emberek egy támogatóbb munkakörnyezetet kapnak és a sikerhez vezető minden eszközt rendelkezésükre bocsátjuk, azzal egy nagyon erőteljes üzenetet küldünk számukra.