Munkahely mint stratégiai eszköz – Global – Mobile – 24/7
Folytatva blog-sorozatunkat azt taglaljuk, miért is fontosabb ma az irodatér szerepe, mint eddig bármikor.
Az előző posztokban megvizsgáltuk azokat a megatrendeket, amik hatással vannak mindennapi életünkre. Trendek amik a világunkat megváltoztatják (Blog-1.), amik aztán kihatással vannak az üzleti életre (blog-2.), valamint a munkavállalók preferenciáira (blog-3, blog-4.).
Ezek áttekintése után, most azt vizsgáljuk, hogyan tud a mai irodatér egy „Eco-system”-mé válni, azaz egy hatékony, a változásokat befogadó, stratégiai eszközként funkcionálni.
Módszertanunk segítségével 5 területen lehet kiaknázni a munkatérben rejlő lehetőségeket, amin keresztül a tér befolyásoló hatással van a költségekre, hatékonyságra, munkáltatói imázsra, elköteleződésre de még az emberek egészségére is.
A #1 realestate optimalizálást (blog-5) követően nézzük a második nagyon fontos tényezőt, ami mára már meghatározza a cégek versenyképességét és így kihagyhatatlan az irodaterek tervezése kapcsán is.
#2 kollaboráció, együttműködés ösztönzése.
Talán kezdjük egy afrikai törzsi mondással, ami találóan rávilágít a lényegre. Ez így hangzik „if you want to go fast, go alone, but if You want to go far, go together” aminek a fordítása, ha gyorsan akarsz haladni menj egyedül, de ha messzire akarsz jutni fogj össze másokkal. Régen is ma is a túlélés feltétele a jól együttműködő emberek közössége.
A munka világában is egyre jellemzőbb az “I” to WE” trend. Azaz az egyre összetettebb faladatok megoldásához ma már nélkülözhetetlen a különböző szakmai hátterű, kultúrájú, korosztályú kollégák bevonása és együttműködése. A felmérések azt mutatják, hogy ma már a munkavállalók több mint 83%-a olyan munkát végez amihez másokkal való együttműködés szükséges.
Vessünk egy gyors pillantást milyen együttműködések fordulhatnak elő egy irodai munka során, hiszen ezek felismerésével tudjuk a teret úgy alakítani, hogy az támogassa azokat. Fontos azt elfogadni, hogy a különböző interakciók különböző térkialakításokat igényelnek.
A leggyakoribb együttműködések létszáma a 2 fő és 6 fő közé tehetőek. A hatékony létszámra még visszatérünk később.
Ma a tudás alapú világban egy adott, közös cél érdekében történő együttműködést kollaborációnak nevezzük, aminek alapvetően három megnyilvánulási formája van: információt megosztó, új ötleteket kreáló és meglévő adatokat elemző.
Az információt megosztó kollaboráció
Legtöbbször egy valaki információt oszt meg a többiekkel. Mindannyian végigültünk már számtalan prezentációt, beszámolót tudjuk, hogy ezek néha kínosan unalmasak és hosszúak tudnak lenni. Erre találták ki azt a mondást, hogy „life is too short for long meetings”. Néhány apróságon múlik, hogy egy ilyen megbeszélés jól sikerüljön. Leginkább az előadón és témán, de fontos továbbá, a friss levegő, fényviszonyok, a helyiség elrendezése, hogy mindenki jól lásson illetve a komfortos azaz a dinamikus ülés lehetősége. Ez a fajta összejövetel szokott a legtovább tartani és általában a félidőtől kezdve lankad a figyelem és befogadóképesség.
Az új ötleteket kreáló kollaboráció
Ez egy olyan demokratikus együttműködés, ahol mindenkinek tudnia kell megosztani, vizualizálni ötletét. Ennél az esetnél nagyon fontos szerepe van a térnek, a helyiségnek. Fontos a transzparencia, ugyanakkor nem zavarhat másokat. Mégis közel kell, hogy legyen a könnyű megközelíthetőség és lefoglalhatóság miatt. Fontosak továbbá a berendezési tárgyak, hiszen a környezetnek inspirálónak kell lennie és támogatni kell a spontaneitást. Ma már bizonyított tény, hogy állva vagy mozogva sokkal kreatívabbak vagyunk, mint statikus ülés közben. Ezért fontos hogy ezekben a helyiségekben lehetőség legyen a különböző testhelyzeteket felvenni (állni, eldőlni, akár feküdni,…stb) és jól körbejárható legyen a tér. Természetesen fontos, hogy a függőleges felületek lehetőséget adjanak az ötletek megjelenítésére (flipchart, whiteboard, rajzolható fal- és üvegfelületek, smart táblák… stb)
A meglévő adatokat elemző kollaboráció
Ebben az esetben ma már főleg a notebook-on, tablett-en tárolt digitális információk, demokratikus, gyors és lehetőleg egyidejű megosztása a fontos. Eben az esetben bútorok mellett a térben elérhető technológia eszközök kapnak fontos szerepet. Ezek alapján nem véletlen, hogy egy projektoros tárgyaló nem alkalmas ilyen jellegű kollaborációra. Ennek oka, hogy a projektoros tárgyalók általában min 10+ fősek és az elemző kollaborációt tapasztalataink szerint 2-4 fő szokta végezni (a nagyobb létszámú elemzői csoport nem is lenne hatékony). A másik probléma, hogy a projektort egyszerre csak egy ember (laptop) tudja használni, így a többieknek nincs lehetősége demokratikus módon megosztani a saját információját, adatát. A képen jól látható, hogy egy kis tárgyalót, annak falfelületét és természetesen némi technológiát alkalmazva hogyan lehet kialakítani egy erre a célra alkalmas kollaboratív helyiséget.
Legtöbb vállalat életében nagyon fontos támogatandó együttműködési forma a mentorálási, tanulási folyamat. Napjainkban a tanulási folyamatok is megváltoztak és az un. konstruktív tanulás látszik leghatékonyabbnak. Leginkább az Y generációra és a még fiatalabbakra jellemző, hogy nem szeretik a formális, iskolapadszerű, statikus tanulást. Az „explicit” tudás megszerzést ( a könyvekből kiolvasott, megtanult tudás) a „tacit” tanulás (mentorok segítségével, tanulom miközben csinálom) váltja fel. A jól átgondolt irodatérnek ezt a fajta együttműködést is támogatnia kell.
A hatékony létszám
Mi is a hatékony létszám? Az Amazon-nál Jeff Bezos mondása volt, hogy akkor hatékony egy megbeszélés ha max. két pizza jóllakatja a társaságot. Más iparágakban is bevezettek szabályokat mint pl a szoftverfejlesztésben ahol az „agile methods” kimondja a 7 plusz/mínusz 2 fő szabályt.
A létszám felmérése
A kisebb létszám hatékonysága könnyen belátható a csoportdinamikai grafikon alapján. Két fő között 1 interakciós csatorna van, három fő között már 6, négy fő között már 12 és így tovább. Jól látható, hogy az interakciók száma 6 főnél drasztikusan megugrik. Ezért van, hogy a mai demokratikus kollaboráció (mindenkitől azt várjuk, hogy hozzá tegyen valamit a megbeszéléshez) 3 és 6 fő között a leghatékonyabb.
Legtöbb cégnél ha végignézzük a tárgyalókat, mint egyedüli kollaboratív tereket, azt látjuk, hogy többnyire 8 – 12 fősre vannak tervezve. Ennek oka, hogy a régi felfogás szerint többnyire csak az információt megosztó, tárgyalásokra terveztek. Ha figyelembe vesszük a cégen belül zajló tényleges interakciókat, akkor a legtöbb esetben arra a következtetésre lehet jutni, hogy több és kisebb létszámot befogadó helyiségekre (zárt, félig zárt, nyitott) lenne szükség.
A tényleges együttműködéseket és azok létszámát többféle módon lehet felmérni. Úgynevezett „collaborativ workshop”-okon keresztül az ott dolgozók bevonásával kielemezzük az interakciók jelegét (akár 8 dimenzióban megvizsgálva azokat), hogy a kollaboratív helyek darabszámát, technológiai szükségletét, elhelyezkedését és annak kialakítását jól meg tudjuk határozni.
A másik lehetőség a szenzoros mérések, amelyek több héten át napi akár 1400 mérés alapján pragmatikusan megmutatja, melyik helyiséget, mikor és mennyien használták. Ezekből is rendkívül értékes következtetéseket lehet levonni.
Kollaborációra alkalmas terek
A cégnél ténylegesen zajló interakciók felmérése egyre fontosabb, annak érdekében, hogy a kollaborációra alkalmas terek (darabszám, méret, közelség, berendezés, technológiai szükséglet, funkció,…stb) a tér tervezésénél elsődlegesen fontos szerepet kapjanak.
Steelcase felmérése alapján 70%-a munkavállalóknak 15 percet tölt a megfelelő megbeszélésre alkalmas helyek keresésével, 24%-uk pedig több mint 30 percet. Ennek kapcsán nem csak az időkiesés a veszteség, hanem csökken a kollégák együttműködésre való hajlandósága, ha az nem tud spontán, hatékonyan megtörténni és percekig kell keresgetni egy helyet hozzá. Sokszor a spontán, ad-hoc megbeszélések indítanak el olyan ötleteket, ami a cég jövőjét meghatározó innovációhoz vezethetnek.
A kollaboratív terek tervezésénél van néhány alapelvünk, amit érdemes betartani, hogy jól használható, a kollégákat együttműködésre ösztönző tereket kapjunk. Ilyen például a transzparencia (motivál), változatosság méretben berendezésben (választhatóság), közelség (ösztönző), technológia eszközök (hatékonyság), tervezni a nem tervezettre is (spontaneitás).
Kis Károly | Károly Kis
ügyvezető partner | Managing Partner | BLUE Business Interior Kft